Изменение существующей бюджетной модели

В практике использования бюджетирования иногда возникает ситуация, когда происходит изменение регламентов бюджетирования, влекущее изменение в структуре статей (или аналитик) либо бюджетного процесса. В этом случае нужно правильным образом настроить систему, чтобы она отвечала целям и задачам, поставленным перед новой политикой бюджетирования, и не испортить исторических данных, уже введенных по прошлым периодам планирования.

Изменение детальности бюджетирования

Первым рассмотрим случай, когда планирование ведется по предприятию в целом и требуется перейти на планирование по организациям. Возможна и обратная ситуация, когда бюджетирование велось по организациям и было принято решение отказаться от этой аналитики – планировать в целом по предприятию.

Аналогична ситуация с подразделением предприятия, когда требуется его установка или отказ от использования.

Нужно различать измерение бюджетирования «Подразделение» и аналитику статей и показателей «Подразделения». Речь идет об измерениях «Подразделение» и «Организация», включаемых в модели бюджетирования.

В этом случае происходит существенное изменение НСИ бюджетирования. Обязательно нужно создать новую модель бюджетирования, установить или снять соответствующий признак на основной закладке модели бюджетирования.

Далее нужно скопировать виды бюджетов в новую модель.

В настройках операндов формул в бюджетах будет применяться отбор данных по организациям и подразделениям, нужно проанализировать, какие изменения нужно внести в формулы. Если измерение было добавлено, то данные прошлых периодов для планирования должны использоваться без учета этого измерения. Если измерение было отключено, то, возможно, потребуется также отключение отборов, потому что в системе будут важные сводные данные. Исключение могут составить отборы по связанным организациям для исключения внутригрупповых оборотов.

В документах Экземпляры бюджетов на основной закладке в зависимости от опции или будут отражаться реквизиты организации и подразделения, или они будут исключены.

Не рекомендуется отключение или включение измерений организации и подразделения после перевода модели в статус действующей и в начале дальнейшей разработки бюджетной модели.

Нужно отметить, что все экземпляры бюджетов вводят в разрезе модели бюджетирования и вида бюджета, а для старых моделей ничего не меняется, и документы не потеряют (не изменят) детализацию по организации и подразделению.

Новая модель потребует копирования видов бюджетов из текущей модели в новую. Шаги процесса настройки новой модели:

• Создать новую модель бюджетирования.
• Скопировать виды бюджетов из исходной модели.
• Внести изменения в состав бюджетов и их структуру. Ввести детальные или агрегатные статьи бюджета в классификатор статей бюджета в зависимости от того, что требуется: повысить детальность учета и отчетности или, наоборот, обобщить.
• Дальше нужно изменить формулы, ссылающиеся на агрегированные статьи, связи настроить на детальные, настроить правила получения фактических данных для новых статей.
• Настроить связи «новых» статей и показателей бюджетирования.
• Скопировать правила лимитирования ДС и адаптировать их под новые статьи бюджетов, если изменения коснулись БДДС.

Изменение состава бюджетов и их структуры

Рассмотрим ситуации, если изменяется сам состав и/или структура бюджетов.

Нет введенных планов в новых периодах

Если данные по рабочей модели еще не вводились и изменения в структуре бюджетирования незначительные, то изменения можно внести в уже существующей бюджетной модели. Это могут быть новые виды бюджетов на следующий финансовый цикл. Если изменения значительные и существенно меняется бюджетный процесс, то нужно создавать новую модель бюджетирования на очередной период планирования (ситуация рассматривалась выше).

При небольшой реклассификации статей внутри модели бюджетирования потребуется ввести новые статьи бюджета, которые детализируют прежние (в справочник статей бюджетов надо добавить новые детальные статьи), вместо существующих статей в структуре новых видов бюджетов (копии из старых) использовать новые детальные статьи, настроить правила получения фактических данных для них.

Также надо изменить связи между статьями и показателями бюджетов со «старых» статей на «новые», а также провести корректировки формул в бюджетах, где в качестве источника данных использовались прежние статьи.

Текущие виды бюджетов, по которым ранее был ввод документов с планами по прошлым периодам, не трогать, иначе будет невозможно открыть существующие по ним экземпляры бюджетов без потери данных. Неиспользуемые виды бюджетов можно сгруппировать в отдельную архивную группу и в названии дописать «архив».

При укрупнении данных, аналогично предыдущему случаю, потребуется ввести новые статьи бюджетов, изменить настройки новых видов бюджетов (копиями из старых), в том числе формулы бюджетирования, и ввести правила получения фактических данных по ним.

Есть введенные плановые данные по новому периоду

Если изменение структуры бюджетов происходит в тот момент, когда бюджетный процесс уже идет, это накладывает некоторые ограничения на процесс реструктуризации, так как плановые данные уже введены.

Если нужно произвести изменения в детализации данных начиная с определенной даты, то нужно либо создать новую модель (описано выше), либо при незначительных изменениях поступить аналогично ситуации, когда нет введенных планов (описано выше).

Важно отметить, что данные планирования внутри сценариев сквозные по моделям бюджетирования. Соответственно, введенные планы будут доступны и в новой модели.

Если изменение данных происходит внутри кванта планирования (внутри месяца, например), то существует проблема дублирования оборотов по агрегированным и детализированным статьям бюджета. Решить эту проблему можно, создав корректировочный бюджет, в котором будут иметь место «старые» и «новые» статьи. Обороты по «старым» статьям необходимо сторнировать – либо вручную, внося отрицательные значения в статьи, либо предусмотрев формулу автоматического определения оборотов текущего периода, умноженного на -1. Если «переброска» происходит между статьями, то в бюджете будут присутствовать только статьи бюджета. Если переброска между аналитиками, то в бюджете будут добавлены аналитики, и движение данных будет вызывать по ним.

Для детализации агрегированных значений можно пользоваться экспертным подходом, где данные будут «разбиты» на обороты по «новым» статьям либо вручную, либо с применением шаблонов, коэффициентов, для чего могут быть применены нефинансовые показатели.

Прежняя модель бюджетов должна закончить срок своего действия числом, когда вступают в действие новые статьи, а новая – начать действие этой датой. Это важно для контроля лимитов.

Отметим, что настраивать детализацию имеет смысл только в том случае, если возможно поддержать сбор фактических данных в этих же детальных сущностях. В противном случае нарушается функция анализа, контроля и планирование остается «вещью в себе».

Изменение правил лимитирования ДС

При изменении модели бюджетирования в части корректировки правил контроля лимитов выплат ДС можно интерактивно изменить правила лимитирования ДС в рамках действующей модели, других корректировок не потребуется. Срок действия правил контроля совпадает со сроком действия модели бюджетирования.

Реклассификация аналитик

При изменении аналитического состава статей и показателей, при изменении НСИ необходимо помнить о том, что есть взаимосвязанные аналитики. Например, при реклассификации статей ДДС будет происходить реклассификация статей расходов, и наоборот. Также, например, при детализации расчетов с контрагентами потребуется поддержать детализацию продаж, закупок на таком же уровне.

Поэтому при изменении бюджетной модели всегда требуется анализировать измененную модель на ее целостность.

Для контроля сохранения целостности модели на уровне статей бюджетов и показателей бюджетирования нужно пользоваться отчетами Проверка связей показателей бюджетов и Связи статей и показателей бюджетов.